Công việc chung của bộ phận Logistics

Như đã giới thiệu ở bài trước, các bạn có thể nhận thấy Logistics là một lĩnh vực vô cung rộng lớn và số lượng công việc phải làm trong bộ phận Logistics cũng nhiều vô kể. Mỗi một loại hình của doanh nghiệp có liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa thì lại có những công việc đặc thù khác nhau. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những việc chính và chung nhất của bộ phận Logistics trong một công ty.

Công việc Logistics luôn luôn bận rộn

Công việc Logistics luôn luôn bận rộn

Công việc liên quan đến Warehousing & Inventory (Kho)

Organize and plan the delivery of in-coming, labeling and outgoing goods: Sắp xếp chỗ để cho những hàng hóa về kho, dán nhãn cho hàng hóa trong kho, chuẩn bị cho việc xuất hàng hóa theo kế hoạch.
Manage warehouse in good condition – always in tidy, clean and safe situation: Quản lý hàng hóa trong kho luôn ở điều kiện tốt, gọn gàng, sạch sẽ và an toàn.
Evaluate and monitor stock status to ensure minimum shrinkage, loss may occur: Đánh giá và giám sát hàng tồn kho để đảm bảo việc xảy ra thiết hụt hay mất mát luôn ở mực thấp nhất.
Manage the receipts and documents of timely delivery of goods, shipment loading, transferring, etc: Quản lý các chứng từ liên quan như phiếu giao nhận hàng, phiếu báo hàng đến, phiếu chuyển hàng, v.v.
Input technical data, quality, quantity, stock levels, delivery times, transport costs and efficiency: Nhập các dữ liệu về đặc tính kỹ thuật, chủng loại, số lượng, thời gian hàng đến, chi phí vận chuyển, v.v vào máy tính để theo dõi và báo cáo.
Track and maintain the accuracy inventory, follow up inventory data and make balance: Kiểm kho và đối chiếu chênh lệch hàng tồn.
Cooperate with related teams and customer to ensure smooth delivery to customer: Phối hợp với các bộ phận liên quan và khách hàng để đảm bảo quá trình giao hàng diễn ra êm đẹp.
Performe other duties such as picking, packing, sorting and managing administrative functions: Làm một số công việc khác như di chuyển, đóng gói, phân loại và quản lý những việc liên quan đến hành chính.

Sắp xếp và quản lý kho bãi để bảo quản hàng hóa

Sắp xếp và quản lý kho bãi để bảo quản hàng hóa

Công việc liên quan đến Documents (Chứng từ)

Receives, checks and processes all inbound/outbound cargo documents (P/O, Invoice, Packing list, etc): Nhận, kiểm tra và xử lý các tài liệu liên quan đến xuất nhập hàng hóa (Đơn đặt hàng, hóa đơn, danh sách hàng hóa, v.v).
Ensure all delivery document is prepared correctly and maintained properly: Đảm bảo việc giao nhận các chứng từ được sắp xếp và lưu giữ một cách chính xác.
Daily update data to system and inform customers: Cập nhật dữ liệu vào hệ thống vào thông báo cho khách hàng.
Collect all charges of related documents from customers and partners: Thu tất cả các loại phí liên quan đến chứng từ của khách hàng và đối tác.
Prepare and issue documentation (Bill of Lading, Delivery Order, etc): Chuẩn bị và phát hành các chứng từ như Vận đơn, Lệnh giao hàng, v.v
Coordinate with related parties for delivery arrangement: Phối hợp với các bên lên quan để sắp xếp việc giao nhận hàng.

Chứng từ liên quan đến logistics rất đa dạng

Chứng từ liên quan đến logistics rất đa dạng

Công việc liên quan đến Customs (Hải quan)

Collects, prepares and checks all necessary documents to make sure that all meet custom requirements: Thu thập, chuẩn bị và kiểm tra tất cả các tài liệu cần thiết để đảm bảo tuân thủ theo những yêu cầu của cơ quan hải quan.
Connect with customs to declare customs for import/export of goods: Kết hợp chặt chẽ với cơ quan hải quan để kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu.
Coordinate with customers to solve problem relating to customs declaration for customers: Phối hợp với khách hàng để giải quyết các vấn đề liên quan đến kê khai hải quan.
Builds up relations with government agencies concerning import/ export: Xây dựng mối quan hệ tốt với các cơ quan chính phủ liên quan đến xuất nhập khẩu.
Manage all expenses relating to customs declaration for customers: Quản lý tất cả các chi phí liên quan đến kê khai hải quan cho khách hàng.
Update law and prescription regarding customs procedure: Cập nhật các văn bản pháp luật về quy trình và thủ tục kê khai hải quan.

Công việc liên quan đến Transportation (Vận tải)

Work with carriers to arrange shipments on time. Controlling delivery schedule, manage delivery activities, truck & container tracking. Follow up with carriers to make sure orders delivered to customers to meet lead time, update information of delivery to system on time. Làm việc với các bên vận tải để sắp xếp và kiểm tra lịch giao hàng, lên kế hoạch và quản lý các hoạt động vận chuyển để đảm bảo giao hàng đúng hẹn.
Monitors status of cargoes and contacts inland and overseas parties to get information and update: Giám sát tình trạng của hàng hóa và liên lạc với các bên tham gia ở nội địa hoặc quốc tế để thu thập và cập nhật thông tin.
Cooperate with shipping lines to control and arrange vehicle for transporting goods for customers: Hợp tác với các hãng tàu để sắp xếp phương tiện để vận chuyển hàng hóa.
Manage all drivers and trucking staffs: Quản lý tất cả các lái xe và nhân viên vận tải.
Manage gasoline for vehicle and all expenses relating to maintain vehicle: Quản lý nhiên liệu và các chi phí liên quan đến vấn đề bảo dưỡng phương tiện vận tải.
Make plan for vehicle maintenance schedule and make sure cars are always in good condition: Lên kế hoach bảo dưỡng và sửa chữa định kỳ để đảm bảo các phương tiện vận tải luôn ở trong điều kiện tốt nhất.
Liaise with freight forwarders, transportation companies and rent truck companíe for deliveries and keep accurate records of deliveries: Kết hợp với các hãng vận chuyển và các bên cho thuê phương tiện để đảm bảo quá trình giao hàng được thông suốt.
Take responsibility to solve if there is any problem relating to trucking: Chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đế quá trình vận tải.
Coordinate with Administration Department of company to register necessary licenses (if any): Kết hợp với bộ phận hành chính để đăng ký các giấy phép cần thiết (nếu có).


Vận tải là công đoạn chủ lực của logistics

Vận tải là công đoạn chủ lực của logistics

Công việc liên đến Forwarding & Operation (Khai thác)

Work with sales team, production team and other related teams for operation plan and update delivery schedule to them:Làm viêc với bộ phận sales, sản xuất, v.v để lên kế hoạch khai thác hàng và cập nhật lịch giao hàng.
Maintain daily logistics operations, provide reports, and support to process daily activities concerning documents, customs, etc: Duy trì các hoạt động logistics, làm báo cáo và hỗ trợ làm các thủ tục nhập xuất hàng, kê khai hải quan, v.v
Follow and solve arising problems and willing support other: Theo dõi và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình khai thác hàng.
Follow up storage status & coordinate delivery to warehouse, container yard: Theo dõi tình trạng lưu kho, lưu bãi của hàng hóa và quá trình vận chuyển hàng tới kho bãi.
Meet delivery schedule as agreed with customer: Giao hàng theo đúng thỏa thuận với khách hàng.

Công việc của nhân viên operation

Công việc của nhân viên operation

Các công việc khác

Maintain the processes and systems in logistics to achieve objectives. Duy trì công việc trong hệ thống logistics để đạt được mục tiêu đề ra.
Proactively seek opportunities to improve logistics functional performance and develop better procedures. Tích cực tìm kiếm các cơ hội phát triển chức năng và quy trình logistics tốt hơn.
Cooperating with warehouse, forwarder and related groups to ensure smooth delivery to customer. Kết hợp với bộ phận kho bãi, giao nhận và các nhóm liên quan để việc giao hàng diễn ra êm đẹp.
Handle all claims from customers and related parties regarding delivery/ freight. Giải quyết các khiếu nại, thắc mắc của khách hàng và các bên liên quan.
Ensure the result of receiving & delivery in correct quantity and correct quality. Đảm bảo việc nhận và chuyển hàng đúng với số lượng và chất lượng.
Draw up logistic strategy, optimize and improve current logistics processes. Lên các chiến lược, tối ưu và phát triển các quy trình logistics hiện tại.
Control logistic operation expenses to ensure that SCM is providing the best service at the lowest price. Kiểm soát các chi phí hoạt động logistics để đảm bảo chuỗi cung ứng cung cấp dịch vụ tốt nhất và giá rẻ nhất.

Tổng kết

Lĩnh vực logistics thực sự rất rộng lớn và không thể đưa được toàn bộ các công việc liên quan vào một bài viết, nếu bạn các góp ý gì vui lòng comment xuống bên dưới để mình cùng nhau hoàn thiện vấn đề này nhé.

Nguồn tham khảo
Từ khóa

By | 2017-01-07T09:09:28+00:00 07/01/2017|Categories: Logistics|Tags: |